Door: Arjen van der Meer
Vanuit het werk rijd je op vrijdag naar huis, dezelfde weg die je al enige tijd iedere dag aflegt. Er is een omleiding. Dit weekend wordt de weg verlegd en vanaf maandag moet je een andere route naar huis nemen. Je baalt, want je weet niet welke invloed dit heeft op je toekomstige reistijd. Balend ga je het weekend in. De maandag erop rijd je via de omleiding naar huis. Wat blijkt? Je reistijd is met 5 minuten ingekort, je komt geen stoplichten tegen en de route is een stuk veiliger!
Bovenstaande beschrijft voor mij precies wat er gebeurt bij een implementatieproject van een nieuw of ander informatiesysteem. Je start een project alleen als er positieve resultaten te behalen zijn. Toch voelen werknemers zich vaak bezwaard om te veranderen. Want waarom veranderen we als het goed gaat? Als (demand) planner was ik onderdeel van verschillende implementatietrajecten. Zo werkte ik bij een zuivelconcern mee aan het realiseren van synergie tussen bedrijfsonderdelen middels een implementatie van SAP. Recentelijk was ik onderdeel van een versneld implementatietraject. De reden voor de versnelling was een overname, waarin de plant-based organisatie een zelfstandige entiteit werd. Hoe een goed lopend traject er in mijn ervaring uitziet, deel ik hieronder.
Waarom veranderen?
Een bedrijf kan verschillende redenen hebben om een nieuw informatiesysteem te implementeren. Deze zijn vaak in lijn met de groeistrategie van het bedrijf. Zo draagt het bij aan een vernieuwing of draait het om een ‘gedwongen’ overstap. Dit laatste is bijvoorbeeld het geval wanneer de licentie van een softwarepakket verloopt, of wanneer de fabrikant een bepaalde versie van het pakket niet langer ondersteund.
Waar begin je?
De projectmatige voorbereiding van een (SAP) implementatie bestaat voor mij uit drie onderdelen. Dit zijn (1) de blauwdruk, (2) de masterdata en het testsysteem en (3) de eindgebruiker.
De blauwdruk
Wanneer een bedrijf overgaat tot een implementatie, kloppen zij aan bij een consultancy kantoor gespecialiseerd in het betreffende software pakket. Deze stelt samen met werknemers van het bedrijf een blauwdruk op. Hierin bespreken ze hoe het nieuwe systeem eruit ziet. Daarnaast besluiten ze welke modules worden gebruikt, hoe de afdelingen worden afgebakend en werken uit welke autorisaties daarbij horen. Vanuit mijn functie als MRP-planner (en key-user) vergeleek ik de blauwdruk met de praktijk. Vervolgens maakte ik hierop aanmerkingen. In mijn ogen kun je een blauwdruk niet ontwikkelen zonder input vanuit de business.
Masterdata en testsysteem
Als de blauwdruk staat en er een testsysteem voorhanden is, begin je met het trainen van key-users. Daarna test je het systeem. Je test alle mogelijke handelingen, goederen verplaatsingen, productieorders en meer. Tijdens deze testen worden vaak aanpassingen gedaan aan de blauwdruk of modules alsnog aangekocht. Soms worden er zelfs oplossingen op maat gemaakt.
Parallel aan het ontwikkelen van de blauwdruk verifieer je de masterdata. Dit houdt in dat iedere afdeling haar bestanden en data controleert. Op die manier staat er alleen relevante en juiste masterdata in het nieuwe systeem. Want, garbage in is garbage out.
Eindgebruiker
Is de blauwdruk af? De masterdata compleet? En alles getest? Dan kun je starten met (in mijn ogen) het leukste stuk. Het overtuigen en trainen van de eindgebruikers. Als key-user en eindverantwoordelijke van mijn afdeling in dit project zette ik de volgende overtuigingsmiddelen in.
- De voordelen tonen van het nieuwe systeem, zoals tijdsbesparingen en nieuwe functies.
- Overeenkomsten laten zien tussen het oude en nieuwe systeem, zodat er herkenning en vertrouwen ontstaat.
- Het trainingsmateriaal vertalen naar een foolproof instructie, waardoor collega’s het systeem stapsgewijs kunnen ontdekken.
- Voorbeelden opzetten in het testsysteem, zo kan de werknemer zelf met het systeem spelen.
De operatie
Een succesvolle (SAP) implementatie staat of valt met de juiste voorbereiding en het delen van informatie. Informeer je klant (zowel intern- als extern) tijdig over tijdelijke stilstand en aangepaste levertijden. Voorzie tevens in extra safety stock door de gehele keten, van materiaal tot eindproduct, zowel intern als bij de klant.
Live! En nu?
De golden order. Dat is de eerste productie- of klantorder in het nieuwe systeem. Dat klinkt spannend en dat is het ook. Zowel in de margarine als zuivel business verliep deze voorspoedig, maar blijf op je hoede! Hierna kom je in een cyclus van ad hoc problemen oplossen. Zo zit je opeens in multifunctionele teams waar je in dagelijkse team meetings over de gang van zaken praat, escalaties in design- / masterdata constateert en verhelp en rapporteer je opkomende issues.
Dit heb ik altijd een uitdagende periode gevonden, wat leidt tot extra voldoening wanneer het project compleet is. Pas als alles operationeel nagenoeg vlekkeloos verloopt kun je weer focussen op lange termijn zaken. Parallel hieraan lever je nog nazorg. Dit doe je in de vorm van systeemtesten en het extra trainen van eindgebruikers. Ook een belangrijk onderdeel is het monitoren dat alle taken in het systeem worden ingevoerd en er niet ‘om het systeem heen’ gaan. Vooral dit laatste kan tot veel problemen en extra werk leiden om alles weer recht te trekken.
Learnings
Een succesvolle (SAP) implementatie staat of valt in mijn ogen met de goede voorbereiding. Waarin je voorziet in verspreiding van de juiste informatie en een strakke planning. Daarnaast is er een belangrijke taak weggelegd voor het enthousiasmeren van werknemers. Dat doe je door te laten zien wat er op hen afkomt, wat de meerwaarde is en welk plan je voor ogen hebt.
