Door: Marijn Reimer
Het is maandagochtend. Na een heerlijk weekend stap ik het kantoor binnen, klaar om mijn werkweek te starten. Maar eerst… een bakje koffie. Het is toch maandag hé? Ik neem plaats op mijn bureaustoel, start mijn laptop op en ga aan de slag. Ik zie de eerste nieuwsberichten binnenstromen: China gaat in lockdown. Dat virus is toch iets serieuzer dan ik in eerste instantie dacht. Gelukkig hebben wij daar hier geen last van. Ik verstuur mijn eerste orders voor die dag. Opeens, ik schrik. Als operationeel inkoper voor onder andere Azië wordt het wel bijzonder moeilijk inkopen zonder Chinese productie!
Dit klinkt menig van ons bekend in de oren. Begin dit jaar brak het Coronavirus uit. Als een van de eerste landen ging China in lockdown. Maar wat doe je als je jouw productieonderdelen (deels) in China inkoopt? Is er voldoende voorraad om de lockdown te ‘overleven’? Of moet je op zoek naar andere productielocaties? Hieronder licht ik toe, hoe ik het heb aangepakt.
Start met analyseren
Als operationeel inkoper was ik (grotendeels) verantwoordelijk voor het tijdig binnenhalen van ons assortiment aan technische onderdelen. Van simpele tandwielen tot complexe printplaten tot grote kabelbomen. Het leverancierspakket uit Azië viel onder mijn hoede. De planners wisten mij, bij het uitkomen van het nieuws dat China in lockdown ging, dan ook snel te vinden. We startten met het analyseren van de situatie.
Een ding was al zeker: de toevoer van inkoop onderdelen vanuit China viel stil. Het eerste wat door je heen schiet, is de vraag of je kan blijven produceren. Op zoek naar een oplossing, brachten we de volgende vragen in kaart:
- Welke artikelen hebben we het eerste nodig?
- Hoeveel stuks hebben we van elk artikel nodig?
- Hoeveel extra kosten kunnen we maken om de productie rendabel te houden?
De risico’s in kaart brengen
In eerste instantie lijkt het verstandig om benodigde assortimentsonderdelen meteen ergens anders in te kopen. Houd er als bedrijf rekening mee dat de kosten flink (kunnen) oplopen. Als je eenmaal begint met inkopen en produceren, kun je niet zomaar terug. Stel, je nieuwe inkoopprijs voor product A is 5% hoger dan normaal. Een prima stijging, die je als bedrijf in deze situatie kan dragen. Gaandeweg kom je erachter dat de prijsstijging voor andere onderdelen veel hoger uitvalt dan verwacht. Dan kan de productie niet ineens stil worden gelegd. Daarvoor zijn er al te veel kosten gemaakt.
Snel schakelen en een duidelijk plan bleken key in deze crisissituatie. Zo zorgden we ervoor dat we binnen een dag met een analyse paraat stonden. Hierin stonden de antwoorden op bovengenoemde vragen én een overzicht van ons goederenpakket. Op die manier wisten we lokale leveranciers snel te informeren en over te gaan tot productie. Wat als deze analyse maken te lang duurde? Dan was de kans groot dat onze lokale leverancier zijn capaciteit al verkocht had aan een andere partij.
Op zoek naar lokale en kundige leveranciers
Artikelen inkopen in Europese landen is doorgaans duurder dan in Aziatische landen. Die hogere prijs zie je terug in de kwaliteit en kennis waarover Europese, lokale(re), leveranciers beschikken. Om deze uitleg te verduidelijken, vergelijk ik de leverancier met de bakker op de hoek. Een brood ligt ook in de supermarkt. Voor ongeveer dezelfde kwaliteit en een lagere prijs ontvang je hetzelfde product als bij de bakker. Maar voor speciale taarten of luxe broodjes klop je bij de supermarkt niet aan. De bakker op de hoek? Die maakt dit zonder problemen voor je.
Blijf in contact
Om ervoor te zorgen dat je ook in lastige tijdens terecht kan bij lokale partijen, hoor je ook in goede tijden in contact te blijven. Denk na over welke order(s) je lokaal blijft inkopen. Zo onderhoud je contact en blijft de relatie met de leverancier ‘warm’. Ter visualisatie, terug naar het voorbeeld van de bakker op de hoek. Stel, aan het einde van de dag ligt er nog één taart in de vitrine. Plots, ontvangt de bakker twee mailtjes. Ieder met de vraag of hij nog een taart heeft. Eén mail is van een dame waar hij nog nooit van gehoord heeft. De andere mail is van een mevrouw die om de twee dagen een halfje wit haalt. Wie denk jij dat de bakker mailt dat hij nog één taart te koop heeft?
Wat ik heb geleerd tijdens dit project
Als ik iets heb geleerd, dan is het wel het belang van kundige, flexibele en lokale leveranciers binnen je netwerk. Zorg ervoor dat je de juiste balans creëert tussen lokale leveranciers en leveranciers over de hele wereld. Zelf ben ik groot voorstander van globalisering en ben ik ervan overtuigd dat hier veel winsten te behalen zijn. Maar stel nou, dat je internationale inkoop of productie niet vlekkeloos verloopt? Dan is het belangrijk om te weten waar je lokaal terecht kan.
