NRG-Office
Terug naar Kennisdeling

Hoe mens en systeem samenwerken om tot een efficiënte demand planning te komen

Samenwerken met collega’s en externe partijen lijken op de werkvloer vaak de meest voor de hand liggende partners in crime. Toch ontbreekt in dat rijtje één grote speler: systemen. Als Demand Planner gebruik ik onder meer een Enterprise Resource Planning om tot een efficiënte forecast te komen. Daarin vertrouw ik niet enkel op het systeem, hoewel we met algoritmes veel kunnen voorspellen. Om tot een goede en efficiënte demand planning te komen, ervaar ik dat de samenwerking tussen mens én systeem cruciaal is. De drie voornaamste redenen hiervoor en hoe dit eruit ziet, deel ik in deze blog.

job.Title

Reden 1. Managen van out-of-stocks versus derving

In de ideale wereld verkoop je exact datgene wat je produceert, waardoor er geen tekorten of overschotten ontstaan. Toch blijkt dit in de praktijk helaas niet (altijd) zo te werken. Daardoor ontspringt de vraag ‘wat doe je bij overschotten?’, maar ook ‘wat doe je bij tekorten?’. Dit soort vraagstukken vragen om strategische keuzes, waarbij je niet enkel en alleen het systeem gebruikt. Hier komt de samenwerking met Sales – en vaak ook Marketing – om de hoek kijken.

Strategische keuzes

Neem bijvoorbeeld de introductie van een nieuwe productgroep. Als je in de eerste instantie niet alle voorraden verkoopt, blijf je zitten met overschot. Dit kun je slijten bij opkopers, maar stroopt dat met de productstrategie en positionering? Want wat gebeurt er wanneer de consument jouw nieuwe product in de schappen ziet liggen bij een partijdumper? Door hier vooraf een keuze in te maken, kies je er bijvoorbeeld voor om iets minder te produceren of calculeer je de risico’s in dat je met overschotten blijft zitten.

Inspelen op bullwhip effect

Langdurige tekorten in de voorraad, ook wel ‘out-of-stocks’ genoemd, zorgen voor veel nabestellingen door klanten. Het gevolg? Wanneer de voorraad weer is aangevuld, ben je na de uitlevering van die nabestellingen weer op hetzelfde punt. De voorraad is te laag of wederom op. Logischerwijs zoeken klanten dan een vervangend product. Iets wat lijkt op datgene wat jij niet meer of tijdig niet kunt leveren. In het ongunstigste geval blijven jouw klanten bij dit vervangende product en verlies je ze. Op die manier zit jij niet met opgeraakte voorraden, maar met overschotten. Door dit tijdig te signaleren als Demand Planner, kun je het systeem tijdig bijsturen en juist meer of minder productie plannen.

Productrotatie als check op forecast

Een succesvol product kenmerkt zich doordat het voldoende omloopsnelheid heeft. In de ogen van de handel realiseer je dit met een goed rendement: voldoende marge per verkochte keer. Wanneer dit achterblijft, bijvoorbeeld doordat klanten minder afnemen dan wat je had verwacht, gaat er een belletje rinkelen. Klopt de forecast nog wel? Door samen met Sales te kijken naar de achterblijvende cijfers, schat je in of je de forecast aanpast.

Hoe Mens En Systeem Samenwerken Om Tot Een Efficiënte Demand Planning Te Komen (2)

Reden 2. Historische data als leidraad

Resultaten uit het verleden bieden geen garanties voor de toekomst. Toch kun je er veel van leren. Door te kijken naar de verkopen van producten uit eenzelfde periode van het jaar ervoor, kun je vergelijkingen maken. In veel systemen gebeurt dit automatisch en verwerken ze dit in de basis. Het systeem kijkt vervolgens naar de huidige verkopen en stelt bij wanneer het een verandering constateert. Wanneer het systeem dit automatisch uitvoert, maakt dat je handen als Demand Planner vrij. Zo ben je niet steeds bezig met dagelijkse verkoopanalyses en producties, maar kun je je richten op bijvoorbeeld procesefficiëntie of verbeterprojecten.

Reden 3. Demand Influence Factors

Een analyse van verkopen uit eerdere jaren helpt ook bij seizoensgebonden invloeden op de verkopen. Zo zie je de invloed van bijvoorbeeld weersomstandigheden op de afname van bepaalde producten. Denk aan een stijging in de verkopen van ijsjes en BBQ vlees tijdens warme zomers. Ook feestdagen zijn belangrijke beïnvloeders in je planning, zoals Kerst en Pasen. Door tijdig dit soort data mee te nemen, kun je de productie aanpassen. Die tijdige aanpassing blijkt veel lastiger bij onvoorziene factoren. Bijvoorbeeld wanneer concurrenten met vergelijkbaar producten acties doen en zorgen voor het achterblijven van de reguliere verkopen. Dit soort invloeden zie je niet altijd op voorhand aankomen. Om dit te ondervangen kun je enkel blijven monitoren en je systeem vanuit de mens zodanig bijstellen. Goede communicatie, zowel intern als extern, is daarbij key.

Hoe mens en systeem samenwerken in de praktijk

In mijn werk als Demand Planner werk ik graag met systemen én mensen samen. Door de basis uit te rollen via voorraad- en planningsystemen krijg je een basis forecast. Ook tussentijdse bijsturing door bijvoorbeeld acties en promoties van concurrenten of weersinvloeden kan ik opnemen in het systeem. Dit heeft een automatische aanpassing van productieaantallen tot gevolg. Zo blijft de planning in de basis steeds accuraat. Toch valt niet alles door het systeem te plannen. Sommige onderdelen vragen om menselijk inzicht, zoals het verkopen van overschotten of inspelen op onverwachte marktontwikkelingen.

Blijf op de hoogte

Vergrootglas En Dominoblokjes Crisismanagement

5x waarom crisismanagement het verschil maakt

De afgelopen jaren kregen bedrijven wereldwijd te maken met een stortvloed aan crisissen. Of het nu ging om pandemieën, geopolitieke spanningen, extreme weersomstandigheden of handelsverstoringen zoals de Suezkanaal-blokkade. Eén ding is zeker: de impact op de supply chain was groot. Deze uitdagingen tonen aan hoe kwetsbaar én veerkrachtig toeleveringsketens zijn. Crisismanagement lost niet alleen problemen op, het creëert ook kansen! Waarom is dit zo belangrijk? We zetten vijf redenen op een rij, gebaseerd op praktijkvoorbeelden, onderzoek en inzichten uit het veld.

Lees meer
NRG Zwolle 28 05 2024 Epsilon Studios Ektor Tsolodimos Deel 1 (4 Van 24)

Van stress naar succes

Het hele jaar door scannen wij de maatschappij. Welke uitdagingen komen we in deze tijd tegen en waar liggen kansen? Als recruiter en detacheerder is het belangrijk om alle ins en outs over je doelgroep te kennen, omdat je hen wilt helpen. Wat ons is opgevallen? We leven in een rumoerige tijd waar thema’s als rechtvaardigheid ons flink raken. Onze doelgroep voelt de impact van deze tijd in hun portemonnee, op de werkvloer en zelfs in de digitale wereld. Dit jaar hebben we een trend gespot, genaamd ‘Equal Futures’ en in dit blog nemen we je graag mee in deze verschuiving. 

Lees meer
Maud 1 Jpg

Van een afgewaardeerd naar een waardevol product

Maud weet van aanpakken. Of het nu gaat om het stroomlijnen van logistieke processen of het opsporen van die ene perfecte fles wijn. In haar vrije tijd is ze een gecertificeerd wijnkenner en doordeweeks werkt ze als Order Fulfilment Officer bij FrieslandCampina Ingredients. Met een achtergrond in Category Management leek haar carrièrepad uitgestippeld. Dit kantelde dankzij een spontane avond op de bank met Ylse, vriendin én Recruitment Specialist bij NRG-Office. Inmiddels is dit alweer langer dan een jaar geleden. Hoog tijd voor een bezoek om te kijken hoe het nu met haar gaat!

Lees meer