Door: Petra de Rooij & Luca de Rijck
Sprinten, scrummen en agile werken. Voor sommigen wellicht bekende termen, binnen recruitment tot op heden iets minder bekend. Toch deinsden onze recruitmentcollega’s bij NRG-Office daar niet voor terug. Ze zagen hun kans schoon om een aantal onderdelen binnen de methodiek te adopteren in het recruitmentproces. Maar hoe doe je dat? Tegen welke uitdagingen loop je aan? En hoe werkt dit in de communicatie naar opdrachtgevers? Dit en meer delen onze recruitmentpioniers Petra de Rooij en Luca de Rijck hier!
Hevig veranderende arbeidsmarkt
De huidige arbeidsmarkt verandert in hoog tempo. Vanuit recruitment zit het in ‘onze natuur’ om opdrachtgevers en kandidaten zo goed en zo vlug mogelijk te helpen. Een overdaad aan vacatures – waardoor we met de beste bedoeling in de hoogste versnelling werken – ligt dan op de loer. Om ervoor te waken dat we niet teveel meebewegen met die gekte in de markt, zochten we een pragmatische en tegelijkertijd structurele oplossing.
Om effectiever en uiteindelijk efficiënter te werken, namen we onze werkwijzen onder de loep. We wilden focus aanbrengen, het werk behapbaar maken en overzicht bewaren. Scrum leek ons hier een uitgelezen hulpmiddel voor.
“Waar één perfecte kandidaat voorheen genoeg was, groeide nu de behoefte naar een grotere ‘voorraad’ kandidaten. Wat we nodig hadden? Tijd!”
Methodiek versus proces: de bottlenecks
Vaak zie je dat men scrum gebruikt in omgevingen waar je producten oplevert. Via deze methode kun je gemakkelijk inzichtelijk maken wat er gedaan is en door wie. Wij zijn een dienstverlener, waardoor het lastiger is de scrum-werkwijze in te richten. Daarom dachten we goed na over hoe wíj scrum inrichtten om het voor ons te laten werken. Dat resulteerde in deze pilot!
Keuzes maken
We kiezen ervoor niet alles een-op-een over te nemen, omdat onze dienstverlening afwijkt van de productieomgeving waar je scrum gebruikelijk ziet. We nemen in onze tweewekelijkse sprints de volgende stappen over in onze overlegstructuur: planning, daily stand-up en retrospective. Ook hanteren we een product backlog, waarin we onze voorraad W&S vacatures bijhouden. Om dit inzichtelijk te maken en houden, werken we in een (online) kanban bord. Onze sprints duren steeds twee weken.
“Agile als we zijn, voegden we na twee sprints ook de sprint review toe aan onze werkwijze.”
Samenwerken = samen veranderen
Het omgooien van onze recruitment werkprocessen leidt ook tot verandering voor onze opdrachtgevers en interne collega’s. De meest ingrijpende verandering heeft te maken met onze product backlog. Binnenkomende werving- en selectievacatures pakken we niet per direct op. Ze komen op de spreekwoordelijke ‘bank’ terecht. Deze pakken we op in de volgende sprint.
De Scrum methode dwingt ons om ons werk goed te kunnen prioriteren. Daardoor kunnen we ons richten op opdrachten met de grootste kans van slagen. Het voordeel voor onze opdrachtgevers? Wanneer we een vacature oppakken, krijgt die de focus die het verdient. Dat maakt de verwachting, zowel richting collega’s als opdrachtgevers, een stuk duidelijker.
“Het voordeel voor onze opdrachtgevers? Wanneer we met een vacature aan de slag gaan, krijgt die direct de volle aandacht!”
Toekomstperspectief
Vanuit recruitment blijven we afhankelijk van de markt en haar vraag/aanbod. Voor ons blijft het belangrijk dat we in onze reflectie (retrospective) kritisch naar ons proces blijven kijken ten opzichte van de huidige ontwikkelingen. Als we meer succes kunnen boeken door een verandering hierin, doen we dat. Zo treden we onze toekomst ‘agile’ tegemoet.
“Scrum is geen oplossing voor een probleem, het is geen wondermiddel. Het werkt alleen als je goed lopende processen wil optimaliseren. Dan biedt het je meer inzicht en prettige handvatten.”
