Terug naar Kennisdeling

Hoe een slimme systeemkeuze voor beweging zorgde bij Winclove Probiotics

Een verhuizing naar een ander pand, een nieuw ERP-systeem én een veranderende organisatie? Voor veel bedrijven klinkt dat als een flinke opgave. Voor Winclove Probiotics was dit het perfecte moment om door te pakken. De wens: een systeem dat meegroeit met de organisatie, houvast en inzicht biedt. Met Odoo in het vizier, ging de bal rollen. Onze Supply Chain Specialisten, Anthony en Jordi stapten op het juiste moment in. Wat volgde was geen standaard implementatie, maar een transformatie met impact. Samen met Sebastiaan, Supply Chain Manager bij Winclove, vertellen zij hoe ze Odoo met succes implementeerden.

Bouwen vanuit vertrouwen

Anthony begon zijn opdracht als vervanger tijdens een zwangerschapsverlof en vervulde de rol van Supply Chain Officer. Zijn focus lag op de productievoorbereiding: plannen, piklijsten en goederenstroom organiseren. Het systeem dat toen nog gebruikt werd, draaide op een interne server en had zijn beste tijd gehad. Toch was de basis op orde, met centrale informatie en geen versnippering in Excel. De keuze voor Odoo was geen noodzaak, maar wél een strategische stap vooruit!

Vanaf het moment dat dit nieuwe systeem in beeld kwam, veranderde Anthony’s rol. Niet alleen dook hij in het logistieke deel van de inrichting van het systeem, maar ook processen zoals het bulkproductieproces, het inboeken en zelfs het afkeurproces kwamen op zijn bordje terecht. Deze rol pakte hij op in nauwe samenwerking met de andere key-users.

Meelopen, meedenken, meebouwen

Jordi startte eind november in zijn opdracht als Supply Chain Officer bij Winclove toen de testfase volop liep. Veel van het intensieve voorwerk had dus al plaatsgevonden. Dit betekende niet dat er niets meer te doen was. In eerste instantie ondersteunde hij Anthony, later nam hij de productieplanning op zich en bracht hij nieuwe inzichten over hoe de verschillende afdelingen samenwerken.

Iets wat Jordi niet snel vergeet binnen deze rol? Een onverwachte online hype zorgde voor een interessante testcase. Een influencer promootte een Winclove-product via TikTok en de vraag schoot in één klap omhoog! En je verwacht het al: de voorraad was in een mum van tijd op. Wat volgde? Schakelen op een hoog tempo, batches plannen, co-packers informeren en processen ombuigen zonder de vaste leveringen te vertragen. Waar het oude systeem zou kraken, bleef Odoo overeind. En het team? Dat stond als een huis.

Jordi en Anthony stonden niet aan de zijlijn, maar speelden het spel gewoon mee. Wat hielp? Vertrouwen, korte lijnen en een gezonde dosis wederzijds respect. - Sebastiaan

Een levend systeem

Wat het team vooral zag gebeuren, was dat medewerkers anders gingen denken. Voor de livegang vertaalde men het nieuwe systeem nog naar ‘hoe deden we dit in het oude systeem?’ Daarna gebeurde er iets bijzonders. Medewerkers gingen echt vanuit Odoo denken. Processen werden inzichtelijker en samenwerkingen werden gemakkelijker.

Sebastiaan benoemt het bewust kiezen voor standaardisering als een slimme zet. Geen onnodig maatwerk want zo blijven toekomstige updates eenvoudig. Toch vraagt hij zich hardop af: had het iets minder strak gemogen? Want sommige concessies, zoals het tijdelijk ontbreken van statussen, maakten het in het begin ook complexer. Soms betekent vooruitgang ook dat je moet durven en bijsturen.

Het voelde nooit als ‘zij van extern’. We maakten samen keuzes, vierden successen en losten bugs op alsof het onze eigen organisatie was. - Jordi

Het moment van de waarheid

Op 2 januari 2025 ging Odoo live. Er waren wat kleine bugs, maar dat hoort bij een livegang, Zo werkte het scannen niet direct zoals zou moeten. Doordat de lijntjes met de ontwikkelaar kort waren, werden issues vaak nog dezelfde dag verholpen. Het belangrijkste: er was geen paniek en geen chaos! Ze konden meteen doorpakken dus.

De echte uitdagingen kwamen later pas. Grondstoffen die nog niet vrijgegeven waren, konden toch gebruikt worden. Niet ideaal, maar ook geen ramp. De oorzaak lag niet bij een ontbrekend statussysteem, zoals eerst werd gedacht, maar bij andere technische factoren. Die nuance maakte verschil: het probleem werd niet groter gemaakt dan nodig, en tegelijkertijd werd het meteen gezien als input voor verbetering.

Vol vertrouwen vooruit

Hoewel Anthony en Jordi in eerste instantie in een specifieke opdracht binnenkwamen, voelde het bij Winclove al snel alsof ze er al jaren werkten. Ze maakten keuzes, vierden successen en losten bugs op alsof het hun eigen organisatie was. Nu hun opdracht ten einde is gelopen, dragen ze het stokje over aan een nieuwe key-user.

Met een supply chain team van tien mensen blijft samenwerking cruciaal. Iedereen heeft in zijn of haar rol een eigen belang maar desondanks streeft iedereen wel hetzelfde einddoel na. Iedereen heeft in zijn of haar rol een eigen belang waar iedereen hetzelfde einddoel nastreeft. Namelijk: het op tijd uitleveren aan de klant volgens de kwaliteitseisen. En dat lukt, dankzij korte lijnen, wederzijds respect en de energie van mensen die willen bouwen.

Odoo als kompas voor de toekomst

En de toekomst? Volgens Sebastiaan ligt er nog genoeg op tafel. Een upgrade naar een nieuwere Odoo-versie bijvoorbeeld, waarin wél met statussen gewerkt kan worden. Het portaal voor co-packers wordt verder ingericht. Ook integratie met andere tools biedt kansen voor meer efficiëntie.

Op de vraag wat ze nu anders zouden doen, antwoorden ze nuchter: blijven communiceren. Met elkaar, met leveranciers en met de implementatiepartner. Want hoe goed je systeem ook is, begrijpen wat de behoefte van eenieder is en het creëren van draagvlak is cruciaal bij het succesvol maken van een implementatie!

Over Winclove Probiotics

Winclove Probiotics is een Amsterdams familiebedrijf dat sinds 1987 wetenschappelijk onderbouwde, multispecies probiotica ontwikkelt en produceert. In samenwerking met universiteiten, ziekenhuizen en internationale partners creëren ze hoogwaardige formuleringen voor specifieke gezondheidsindicaties. De productie voldoet aan strenge GMP- en ISO-eisen en als B Corp combineert Winclove winst met maatschappelijke impact. Binnen de mensgerichte en collegiale organisatiecultuur staat innovatie centraal. Door de snelle groei worden schaalbare systemen, vereenvoudigde processen en goede ondersteuning steeds belangrijker om ook in de toekomst premium producten en optimale klantinzichten te blijven leveren.