Met een personeelsbestand van ruim 350 mensen en een flinke flexibele schil sta je als personeelsplanner voor een riante uitdaging. Zeker wanneer van oudsher de personeelsplanning op het bordje van individuele teams ligt. Voor de efficiëntie binnen een fabriek en over verschillende plants, helpt dit niet altijd bij het bewaren van overzicht. Daar liep ook een van onze opdrachtgevers in de food tegenaan. Om de personeelsplanning over een van de grootste locaties te stroomlijnen, zochten we vanuit NRG-Office naar een passende oplossing voor deze puzzel.
Eerst ervaren, dan verbeteren
Die oplossing vonden we in interim Supply Chain Specialist Bas Brouwer en hij startte op het project (personeels)planning. Aan hem de taak om inzicht te creëren in de verschillende personeelsplanningen en tot één overzicht te komen. Zijn credo luidt ‘eerst ervaren, dan verbeteren’. En die leus weet hij goed in de praktijk te brengen. Voor hij start met het project kijkt hij goed om zich heen en maakt via kennismakingen de relevante processen inzichtelijk in een flowchart.
Meer dan alleen planning
Om te begrijpen waarom de dingen zijn zoals ze zijn, duikt Bas in een stukje historie. Vervolgens zoekt hij informatie die hij als ‘buitenstaander’ nodig heeft om de planningen rond te maken. Daarvoor onderzoekt hij onder meer de samenwerking met uitzendbureaus, nodige competenties voor Operators, gegeven opleidingen en zoomt uit om het ‘grotere plaatje’ in beeld te brengen. Op basis van die informatie start hij met prioriteren en schrijft het raamwerk uit. Binnen dat raamwerk optimaliseert Bas competentiematrixen, een rolling forecast richting uitzendbureaus, en onderzoekt de mogelijkheden voor automatiseren met een personeelsplanningsysteem.
“Wie kan wat en wie doet het waar het beste? Dat zat allemaal in de hoofden van de teamleiders. Die kennis had ik als ‘buitenstaander’ nodig om tot een goede planning te komen. Om ook niveauverschillen te registreren ging ik in tweewekelijks in gesprek met de teamleiders over de competenties.”
Praktijkcasus: De weg naar een planningsblauwdruk? Eerst ervaren, dan verbeteren
In deze praktijkcasus neemt Bas ons mee in het project dat hij in juli 2021 afrondde. Hij vertelt over zijn aanpak, de uitdagingen die hij tegenkwam en hoe de oplossing(en) bijdroeg aan het resultaat.
